Temps plein
Toronto

Adjoint(e) administratif(tive) et réceptionniste (bilingue)

La Banque de l’infrastructure du Canada (BIC), dont le siège social est à Toronto, a la responsabilité d’investir 35 milliards de dollars en financement fédéral dans de nouveaux projets d’infrastructure. La mission de la BIC est de travailler avec ses partenaires provinciaux, territoriaux, municipaux, fédéraux, autochtones et du secteur privé en matière d’investissement pour transformer la façon dont l’infrastructure est planifiée, financée et réalisée au Canada.

L’adjoint(e) administratif(tive) et réceptionniste s’occupe de la réception au bureau et de la ligne téléphonique principale des renseignements généraux. La personne occupant ce poste devra également offrir un soutien administratif et opérationnel à la haute direction du service des investissements, notamment en gérant son calendrier et certains documents clés ou autres produits livrables et en en assurant le suivi.


Vos responsabilités

  • Recevoir et répondre de façon professionnelle aux demandes de renseignements reçues en français ou en anglais en personne, par écrit ou par téléphone. Trier ces demandes et les transférer selon le cas.
  • Effectuer la coordination du courrier entrant et des colis de messagerie avec discrétion et de façon confidentielle.
  • Trouver des messagers pour acheminer des documents critiques, urgents ou confidentiels.
  • Assurer, au besoin, la liaison avec la direction de l’immeuble pour l’entretien et les cartes d’accès.
  • Surveiller les quantités de fournitures de bureau, du garde-manger et de l’imprimante et en commander au besoin.
  • Organiser l’entretien régulier du système de chauffage, de ventilation et de climatisation, des extincteurs, de la machine à café et du filtre du refroidisseur d’eau.
  • Veiller à ce que les aires communes et les salles de réunion soient bien propres et bien entretenues.
  • Préparer des présentations et d’autres documents en les photocopiant, les numérisant et les reliant au besoin.
  • Tenir des dossiers électroniques et papier.
  • Soutenir les directeurs(trices) généraux(ales) et les directeurs(trices) principaux(ales), Élaboration de projets et le chef ou la cheffe, Gestion d’actifs de l’équipe des investissements.
  • Soutenir l’adjoint(e) de direction, Investissements dans l’exécution des fonctions administratives de l’équipe.
  • Gérer le calendrier des rendez-vous; planifier et coordonner les horaires des membres de la haute direction du service des investissements, gérer les demandes d’accès à leur emploi du temps et en établir l’ordre de priorité.
  • Établir, au besoin, des relations positives et productives avec ses homologues adjoint(e)s administratifs(ives) de la BIC, d’Infrastructure Canada et d’autres ministères ou sociétés d’État.
  • Communiquer directement et au nom des membres de la haute direction du service des investissements avec ses homologues adjoint(e)s de direction d’organisations externes de la clientèle, de parties prenantes, de chercheurs(euses) ou de fournisseurs de services.
  • Tenir les membres de la haute direction du service des investissements bien informés des engagements à venir et déterminer de façon proactive les engagements futurs qui nécessitent leur attention.
  • Établir l’ordre de priorité des besoins conflictuels, traiter les dossiers rapidement et de façon proactive, et assurer le suivi des projets jusqu’à leur mise en œuvre, et ce, dans les délais prévus.
  • Faire les arrangements de voyage et organiser les autres aspects logistiques. Préparer les itinéraires et les ordres du jour et remplir les rapports de dépenses conformément au Guide de déplacement et de représentation.
  • Assurer la liaison avec le soutien informatique afin de résoudre tout problème technique.
  • Préparer des documents, des rapports et des feuilles de calcul à l’aide d’Excel, de Word ou de PowerPoint, selon le cas.
  • Assurer la liaison avec les principaux et principales intervenant(e)s, consultant(e)s, partenaires et fournisseurs(euses), au besoin.
  • Coordonner la traduction de documents, au besoin.
  • Recueillir des renseignements (souvent confidentiels) auprès du personnel ou des consultant(e)s et les regrouper aux fins d’examen par la direction.
  • Chercher, sur demande, des renseignements pour préparer des rapports.
  • Réaliser d’autres tâches administratives générales et des projets spéciaux, au besoin.

Le profil idéal

  • Bilinguisme (français et anglais).
  • Minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle de réceptionniste, d’appui aux cadres supérieurs et d’interaction avec des cadres supérieurs d’autres organisations.
  • Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
  • Expérience dans le secteur des services financiers ou le secteur public considérée comme un atout certain.
  • Expérience qui démontre un jugement et un sens de l’organisation exceptionnels ainsi qu’un souci du détail, une capacité éprouvée à traiter les renseignements confidentiels avec discrétion, une capacité à gérer et à établir l’ordre de priorité des diverses demandes concurrentes et un niveau élevé de service à la clientèle et d’intervention.
  • Excellente capacité de communiquer efficacement oralement et par écrit.
  • Souci du service et grand souci de la clientèle.
  • Sens de l’organisation et aptitude à établir des priorités pour gérer plusieurs tâches de front dans un environnement dynamique tout en conservant un très grand souci du détail.
  • Capacité de composer avec l’ambiguïté et des situations où les renseignements ne sont pas tous fournis ou disponibles.

Pour postuler, veuillez envoyer par courriel votre curriculum vitæ à l’adresse carrieres@cib-bic.ca en indiquant l’objet : Adjoint(e) administratif(tive) et réceptionniste, au plus tard le 13 décembre 2021.

Nous vous remercions de votre intérêt. Nous ne communiquerons qu’avec les candidats(es) retenus(es) pour la poursuite du processus de sélection ou pour une entrevue.

Point important à considérer
Politique de vaccination pour la COVID-19 : La santé, le bien-être et la sécurité de nos collègues, de nos client.es et de la communauté sont une priorité absolue pour nous. À compter du 8 novembre 2021, la BIC exige que tou.tes les employé.es et consultant.es soient entièrement vacciné.es. Une déclaration solennelle sera demandée à cet effet.

À la BIC, nous tenons à promouvoir la diversité ainsi que l’accès équitable aux occasions d’emploi. Dans le cas où vous auriez besoin d’un accommodement au cours du processus d’embauche ou d’entrevue (incluant les formats alternatifs de matériel, une salle de rencontre accessible, ou tout autre type d’accommodement), prière de nous en informer.