Temps plein
Toronto

Adjoint(e) administratif(tive)

La Banque de l’infrastructure du Canada (BIC), dont le siège social est à Toronto, a la responsabilité d’investir 35 milliards de dollars en financement fédéral dans de nouveaux projets d’infrastructure. La mission de la BIC est de travailler avec ses partenaires provinciaux, territoriaux, municipaux, fédéraux, autochtones et du secteur privé en matière d’investissement pour transformer la façon dont l’infrastructure est planifiée, financée et réalisée au Canada.

L’adjoint(e) administratif(tive) offre un soutien administratif à la haute direction du service des investissements. Ses principales priorités comprennent la gestion du calendrier de la haute direction, la planification des réunions internes et externes (y compris avec les membres de l’équipe, les représentant(e)s du gouvernement ou les intervenant(e)s externes) ainsi que l’organisation et le suivi des principaux documents ou autres produits livrables. De plus, son rôle consistera également à remplacer la réceptionniste au besoin. 


Vos responsabilités :

  • Soutenir, principalement, les directeurs(trices) généraux(ales) et les directeurs(trices) principaux(ales), Élaboration de projets et le chef ou la cheffe, Gestion d’actifs du service des investissements
  • Soutenir l’adjoint(e) de direction, Investissements dans l’exécution des fonctions administratives de l’équipe
  • Gérer le calendrier des rendez-vous; planifier et coordonner les horaires des gestionnaires; et classer par ordre de priorité et gérer de manière proactive les demandes d’accès à leur emploi du temps
  • Établir des relations positives et productives avec ses homologues occupant des rôles administratifs au sein de la BIC et avec d’autres intervenant(e)s, au besoin
  • Communiquer directement et au nom des gestionnaires avec ses homologues occupant des rôles administratifs au sein d’organisations externes de client(e)s, de parties prenantes, de chercheurs(euses) ou de fournisseurs(euses) de services
  • Tenir les gestionnaires bien informés des engagements à venir et déterminer de façon proactive les engagements futurs qui nécessitent une attention
  • Établir l’ordre de priorité des besoins conflictuels, traiter les dossiers rapidement et de façon proactive, et assurer le suivi des projets jusqu’à leur mise en œuvre, et ce, dans les délais prévus
  • Faire les arrangements de voyage et organiser les autres aspects logistiques. Préparer les itinéraires et les ordres du jour et remplir les rapports de dépenses conformément au Guide de déplacement et de représentation
  • Assurer la liaison avec le soutien informatique afin de résoudre tout problème technique
  • Préparer des documents, des rapports et des feuilles de calcul à l’aide d’Excel, de Word ou de PowerPoint, selon le cas
  • Assurer la liaison avec les principaux et principales intervenant(e)s, consultant(e)s, partenaires et fournisseurs(euses), au besoin
  • Coordonner la traduction de documents, au besoin
  • Recueillir des renseignements (souvent confidentiels) auprès du personnel ou des consultant(e)s et les regrouper aux fins d’examen par la direction
  • Réaliser d’autres tâches administratives générales et des projets spéciaux, au besoin
  • Agir à titre de remplaçant(e) du ou de la réceptionniste pour recevoir et répondre de façon professionnelle aux demandes de renseignements reçues en français ou en anglais en personne, par écrit ou par téléphone. Trier ces demandes et les transférer selon le cas

Le profil idéal :

  • Bilinguisme anglais et français considéré comme un atout important
  • Minimum de 3 ans d’expérience en matière de soutien aux cadres supérieurs et d’interaction avec des cadres supérieurs d’autres organisations
  • Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint
  • Expérience dans le secteur des services financiers ou le secteur public considérée comme un atout certain
  • Expérience qui démontre un jugement et un sens de l’organisation exceptionnels ainsi qu’un souci du détail, une capacité éprouvée à traiter les renseignements confidentiels avec discrétion, une capacité à gérer et à établir l’ordre de priorité des diverses demandes concurrentes et un niveau élevé de service à la clientèle et d’intervention
  • Grand sens du tact et de la diplomatie, ainsi qu’une discrétion absolue dans le traitement des renseignements confidentiels et délicats
  • Très bonnes aptitudes en relations interpersonnelles et capacité d’établir des relations avec les intervenant(e)s, y compris le personnel, les membres du conseil d’administration, les représentant(e)s du gouvernement et la clientèle externe
  • Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation, avec une capacité démontrée à établir les priorités et à gérer plusieurs tâches et projets de front dans un environnement au rythme rapide
  • Capacité de faire preuve d’un bon jugement et d’aptitudes à la résolution de problèmes dans diverses situations, et habileté à cerner les besoins de façon proactive
  • Souplesse, bonne volonté, attitude positive et facilité à s’adapter aux changements continus
  • Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision tout en travaillant en équipe

Pour postuler, veuillez envoyer par courriel votre curriculum vitæ à l’adresse carrieres@cib-bic.ca en indiquant l’objet : Adjoint(e) administratif(tive), au plus tard le 13 décembre 2021.

Nous vous remercions de votre intérêt. Nous ne communiquerons qu’avec les candidats(es) retenus(es) pour la poursuite du processus de sélection ou pour une entrevue.

Point important à considérer
Politique de vaccination pour la COVID-19 : La santé, le bien-être et la sécurité de nos collègues, de nos client.es et de la communauté sont une priorité absolue pour nous. À compter du 8 novembre 2021, la BIC exige que tou.tes les employé.es et consultant.es soient entièrement vacciné.es. Une déclaration solennelle sera demandée à cet effet.

À la BIC, nous tenons à promouvoir la diversité ainsi que l’accès équitable aux occasions d’emploi. Dans le cas où vous auriez besoin d’un accommodement au cours du processus d’embauche ou d’entrevue (incluant les formats alternatifs de matériel, une salle de rencontre accessible, ou tout autre type d’accommodement), prière de nous en informer.