Adjoint ou adjointe de direction

Adjoint ou adjointe de direction

APERÇU DU POSTE:

La personne sélectionnée fournit un soutien administratif au chef des investissements et à l’équipe de la haute direction des investissements et assure la liaison entre le gouvernement et d’autres intervenants. Travaille en collaboration avec d’autres membres de l’équipe de la haute direction pour fournir de l’aide au besoin. Agit à titre de personne-ressource principale de l’équipe des investissements.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Soutien administratif à la direction:

  • Gérer le calendrier des rendez-vous; planifier et coordonner l’horaire du chef des investissements, classer par ordre de priorité et gérer les demandes d’accès à son emploi du temps
  • Tenir le chef des investissements bien informé des engagements à venir et de tout problème interne dont il doit être mis au courant
  • Organiser, confirmer et préparer les séances d’information pour les réunions prévues en obtenant les renseignements généraux, le matériel et les documents à l’appui pertinents avant chaque réunion afin de bien préparer les chefs d’unité
  • Communiquer directement et au nom du chef des investissements avec les représentants du gouvernement, les clients et d’autres personnes
  • Établir l’ordre de priorité des besoins conflictuels, traiter les dossiers rapidement et de façon proactive, et assurer le suivi des projets jusqu’à leur mise en œuvre, et ce, dans les délais prévus
  • Faire les arrangements de voyage, préparer les itinéraires et les ordres du jour du chef des investissements, et de l’équipe principale de gestion des investissements, conformément au Guide de déplacement et de représentation
  • Appuyer et coordonner les engagements externes et les allocutions du chef des investissements, et en assurer la coordination
  • Préparer et soumettre des rapports de dépenses pour le chef des investissements et l’équipe de la haute direction des investissements
  • Examiner le courrier, faire des recherches, établir l’ordre de priorité et assurer le suivi des questions qui lui sont adressées, y compris celles qui sont de nature délicate ou confidentielle. Au besoin, déterminer le plan d’action, la recommandation ou l’intervention appropriés

Soutien à l’équipe:

  • Coordonner le calendrier, l’ordre du jour et le matériel pour les réunions régulières de l’équipe de direction. Assister aux réunions, préparer des notes et des listes d’actions, surveiller et assurer le suivi des tâches à effectuer et déterminer les ressources nécessaires
  • Planifier, organiser et gérer diverses réunions et activités spéciales y compris des réunions avec les employés; prévoir la réservation de la salle et faire d’autres arrangements, préparer les communications et les présentations au besoin
  • Copier, numériser et relier les présentations et autres documents selon les besoins de l’équipe des investissements
  • Examiner et vérifier les rapports de dépenses avant de les soumettre au chef d’investissement pour approbation, et s’assurer que toutes les réclamations sont conformes aux lignes directrices de la BIC avant de les soumettre pour approbation finale
  • Assurer la liaison avec le soutien informatique afin de résoudre tout problème technique
  • Gérer des projets spéciaux
  • Effectuer d’autres tâches au besoin

COMPÉTENCES:
Formation (y compris les titres requis):

  • Baccalauréat de préférence, ou études et expérience équivalentes

Langues:

  • Bilinguisme (français et anglais) est un atout.

Expérience (nombre d’années et compétences et expérience précises):

  • Minimum de 10 ans d’expérience, y compris de l’appui aux cadres supérieurs et de l’interaction avec des cadres supérieurs d’autres organisations
  • De l’expérience dans les secteurs privé et public serait un atout
  • Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Calendar, Excel et PowerPoint), avec une capacité éprouvée à apprendre et à utiliser de nouveaux logiciels au besoin
  • Expérience qui fait preuve d’un jugement et d’un sens de l’organisation exceptionnel et d’un souci du détail, d’une capacité éprouvée à traiter les renseignements confidentiels avec discrétion, d’une capacité à gérer et à établir l’ordre de priorité des diverses demandes concurrentes et d’un niveau élevé de service à la clientèle et d’intervention

Compétences clés:

  • Grand sens du tact et de la diplomatie, ainsi qu’une discrétion absolue dans le traitement des renseignements confidentiels et délicats
  • Très bonnes aptitudes en relations interpersonnelles et capacité d’établir des relations avec les intervenants, y compris le personnel, les membres du conseil d’administration, les représentants du gouvernement et les clients externes
  • Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation, avec une capacité démontrée à établir les priorités et à gérer plusieurs tâches et projets de front dans un environnement au rythme rapide
  • Capacité de faire preuve d’un bon jugement et d’aptitudes à la résolution de problèmes dans diverses situations, et habileté à cerner les besoins de façon proactive
  • Fait preuve de souplesse, bonne volonté, attitude positive et facilité à s’adapter aux changements continus
  • Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision tout en travaillant en équipe

AUTRES EXIGENCES LIÉES AU POSTE:

  • Possibilité de travailler à l’occasion en dehors des heures normales pour appuyer des réunions et des événements ou pour satisfaire des exigences particulières

Comment postuler

Pour postuler, veuillez envoyer par courriel votre curriculum vitæ à l’adresse carrieres@cib-bic.ca en indiquant l’objet : Adjoint ou adjointe de direction au plus tard le 18 novembre 2019.

Nous vous remercions de votre intérêt. Nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour la poursuite du processus de sélection ou pour une entrevue. Les candidats doivent être légalement autorisés à travailler au Canada.

N’oubliez pas de nous suivre sur LinkedIn et sur Twitter @bic_fra.

À la BIC, nous tenons à promouvoir la diversité ainsi que l’accès équitable aux occasions d’emploi. Dans le cas où vous auriez besoin d’un accommodement au cours du processus d’embauche ou d’entrevue (incluant les formats alternatifs de matériel, une salle de rencontre accessible, ou tout autre type d’accommodement), prière de nous en informer.