Adjoint(e) de direction bilingue

Adjoint(e) de direction bilingue

La Banque de l’infrastructure du Canada (BIC), dont le siège social est à Toronto, a la responsabilité d’investir 35 milliards de dollars en financement fédéral dans de nouveaux projets d’infrastructure. La mission de la BIC est de travailler avec ses partenaires provinciaux, territoriaux, municipaux, fédéraux, autochtones et du secteur privé en matière d’investissement pour transformer la façon dont l’infrastructure est planifiée, financée et réalisée au Canada.

Le ou la titulaire du poste sera responsable de fournir un soutien administratif au chef de groupe, Affaires publiques, politiques et communications, ainsi qu’à la directrice principale et chef des directions financière et administrative. Ce rôle consiste également à fournir une aide ciblée aux membres principaux de l’équipe (comme le (la) chef des finances, le (la) directeur (trice) principal(e), Communications et relations médias et le (la) directeur (trice) principal(e), Planification d’entreprise, politiques et recherche). Les principales responsabilités comprennent la gestion du calendrier pour les deux membres de l’équipe de direction, la planification des réunions internes et externes (y compris avec les membres de l’équipe, les représentants du gouvernement ou les intervenants externes) ainsi que l’organisation et le suivi des principaux documents ou autres produits livrables. 

La personne sélectionnée fera preuve d’un esprit d’initiative et d’un esprit d’équipe positif. Ce rôle exige une personne possédant de solides aptitudes interpersonnelles et capable de résoudre les problèmes de manière proactive.

Vos responsabilités :

Soutien administratif à la direction :

  • Gérer le calendrier des rendez-vous; planifier et coordonner les horaires des membres de la direction; et classer par ordre de priorité et gérer de manière proactive les demandes d’accès à leur emploi du temps
  • Coordonner les documents des réunions du conseil et des comités pour les membres de la direction, en collaboration avec l’équipe du (de la) secrétaire général(e)
  • Établir des relations positives et productives avec les autres homologues adjoint(e)s de direction de la BIC, d’Infrastructure Canada et d’autres ministères ou sociétés d’État au besoin
  • Communiquer directement et au nom des membres de la direction avec ses homologues adjoint(e)s de direction avec des organisations externes de clients, des parties prenantes, de chercheurs ou de fournisseurs de services
  • Tenir les membres de la direction bien informés des engagements à venir et déterminer de façon proactive les engagements futurs qui nécessitent une attention 
  • Organiser, confirmer et préparer les séances d’information pour les réunions prévues en obtenant les renseignements généraux, le matériel et les documents à l’appui pertinents avant chaque réunion afin de bien préparer les membres de la direction
  • Établir l’ordre de priorité des besoins conflictuels, traiter les dossiers rapidement et de façon proactive, et assurer le suivi des projets jusqu’à leur mise en œuvre, et ce, dans les délais prévus
  • Élaborer des documents de type gestion de projet, comme des diagrammes de Gantt, pour faciliter l’organisation et le suivi des échéanciers des initiatives ministérielles et des cheminements critiques dont les membres de la direction sont responsables
  • Faire les arrangements de voyage et organiser les autres aspects logistiques. Préparer les itinéraires et les ordres du jour et remplir les rapports de dépenses pour les membres de la direction et leur équipe de haute direction conformément au Guide de déplacement et de représentation

Aide ciblée aux membres principaux de l’équipe :

  • Planifier, organiser et gérer diverses réunions et activités spéciales, virtuelles ou non, y compris des réunions avec les employés, les intervenants, les groupes sectoriels, les chercheurs et d’autres parties externes
  • Soutenir la gestion du renouvellement des abonnements aux médias et la gestion du renouvellement de l’adhésion des membres sectoriels et des intervenants (remplacement)
  • Examiner et vérifier les rapports de dépenses avant de les soumettre aux membres de la direction pour approbation, et s’assurer que toutes les réclamations sont conformes aux lignes directrices de la BIC avant de les soumettre aux Finances ministérielles
  • Assurer la liaison avec le soutien informatique afin de résoudre tout problème technique
  • Gérer des projets spéciaux, mener des initiatives d’amélioration continue et accomplir d’autres tâches au besoin

Le profil idéal :

  • Baccalauréat de préférence, ou études et expérience équivalentes
  • Minimum de 10 ans d’expérience, y compris de l’appui aux cadres supérieurs et de l’interaction avec des cadres supérieurs d’autres organisations
  • De l’expérience dans les secteurs privé et public serait un atout 
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Calendar, Excel et PowerPoint), avec une capacité éprouvée à apprendre et à utiliser de nouveaux logiciels au besoin
  • Expérience qui démontre un jugement et un sens de l’organisation exceptionnel et un souci du détail, une capacité éprouvée à traiter les renseignements confidentiels avec discrétion, une capacité à gérer et à établir l’ordre de priorité des diverses demandes concurrentes et un niveau élevé de service à la clientèle et d’intervention 
  • Grand sens du tact et de la diplomatie, ainsi qu’une discrétion absolue dans le traitement des renseignements confidentiels et délicats
  • Très bonnes aptitudes en relations interpersonnelles et capacité d’établir des relations avec les intervenants, y compris le personnel, les membres du conseil d’administration, les représentants du gouvernement et les clients externes
  • Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation, avec une capacité démontrée à établir les priorités et à gérer plusieurs tâches et projets de front dans un environnement au rythme rapide 
  • Capacité de faire preuve d’un bon jugement et d’aptitudes à la résolution de problèmes dans diverses situations, et habileté à cerner les besoins de façon proactive
  • Souplesse, bonne volonté, attitude positive et facilité à s’adapter aux changements continus
  • Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision tout en travaillant en équipe
  • Avoir une certaine souplesse par rapport aux heures du travail. À l’occasion, ce poste requiert de travailler en dehors des heures normales pour appuyer des réunions et des événements ou pour satisfaire des exigences particulières
  • Le bilinguisme (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit, est essentiel

Candidature

Pour postuler, veuillez envoyer votre curriculum vitæ à l’adresse carrieres@cib-bic.ca en indiquant l’objet : Adjoint(e) de direction, au plus tard le 25 novembre 2020. 

Nous vous remercions de votre intérêt. Nous ne communiquerons qu’avec les candidat(e)s retenu(e)s pour la poursuite du processus de sélection ou pour une entrevue. 

N’oubliez pas de nous suivre sur LinkedIn et sur Twitter @cib_en ou @bic_fra.

À la Banque de l’infrastructure du Canada, nous tenons à promouvoir la diversité ainsi que l’accès équitable aux occasions d’emploi. Dans le cas où vous auriez besoin d’un accommodement au cours du processus d’embauche ou d’entrevue (y compris d’autres formats de matériel, d’une salle de rencontre accessible, ou de tout autre type d’accommodement), prière de nous en informer.Pour de plus amples renseignements sur notre société, veuillez visiter le site www.cib-bic.ca.